Planning du parc
Tous les départs et retours de la journée, heure par heure. Clic sur une ligne pour ouvrir la réservation.
Documents à imprimer
Pour travailler sans réseau ou sans logiciel : feuille de parking du jour, et formulaires vierges à remplir à la main.
Feuille de parking
Tous les départs et retours d’une journée, avec des cases pour le kilométrage, le carburant et la propreté. Les données du client et du véhicule sont pré-remplies.
Contrat vierge
Les deux pages du contrat et les conditions générales, sans aucune donnée. À remplir à la main si le logiciel est indisponible.
État des lieux vierge
La page d’état des lieux : schéma du véhicule, départ et retour, dommages, signatures.
Autres formulaires
Reçu de caution
Montant reçu, mode de paiement, puis décision de restitution ou de retenue.
Décharge de clés
Éléments remis (clés, badge, carte grise…) et restitution, avec signatures.
Procès-verbal de restitution
Kilométrage, carburant, propreté, dommages et frais au moment du retour.
Gestion
Contrats
Classés par mois de départ, du plus récent au plus ancien. Clic sur un mois pour le replier, clic sur une ligne pour établir ou réimprimer le contrat.
Facturation
Factures et avoirs
Numérotation continue, pièces non modifiables : une correction passe par un avoir. La facture s’établit depuis la location, bouton « Facturer ».
Pilotage
Tableau de bord
Chiffre d’affaires, occupation et activité de l’agence, comparés à l’année précédente.
Argent
Encaissements et cautions
Soldes à recouvrer, cautions détenues et journal des encaissements, classés par mois. Suivi interne : ce ne sont pas des factures.
Contraventions
Amendes et désignation
L’agence a 45 jours après l’envoi de l’avis pour désigner le conducteur. Le logiciel retrouve qui conduisait et prépare la fiche à recopier sur le site de l’ANTAI.
Traçabilité
Historique
Qui a fait quoi, et quand. Clic sur une ligne pour ouvrir la réservation, le véhicule ou le client concerné.
Sur le parking
États des lieux
Pensé pour le téléphone ou la tablette. Au comptoir, le même état des lieux s’ouvre depuis la réservation.
Fichier
Clients
Nom et prénom suffisent pour réserver ; le dossier complet est exigé pour établir le contrat.
Flotte
Parc
Localisation = dernier lieu connu (retour de location ou saisie). Alertes à 30 jours ou 1 000 km de l’échéance.
Référentiel
Tarifs et options
Tous les prix sont TTC. Une modification ne change pas le prix des réservations déjà enregistrées.